Arbeitszeugnis und Projektliste: was Ingenieure anders machen müssen

Was im Zeugnis steht – und was strukturell fehlt

Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis steht in § 109 der Gewerbeordnung. Verlangt werden kann ein einfaches Zeugnis, das Art und Dauer der Tätigkeit nennt, oder ein qualifiziertes, das zusätzlich Leistung und Verhalten bewertet. Für jede Bewerbung ist das qualifizierte Zeugnis gemeint; das einfache wirkt in einer Bewerbungsmappe wie ein Eingeständnis.

Der Aufbau ist über die Jahrzehnte erstarrt und folgt fast immer demselben Muster: Einleitung mit Angaben zur Person und zum Unternehmen, Tätigkeitsbeschreibung, Leistungsbeurteilung, Verhaltensbeurteilung, Beendigungsgrund und Schlussformel. Diese Form ist der Grund, warum Zeugnisse wenig über technische Arbeit aussagen. Die Tätigkeitsbeschreibung nennt Aufgabenfelder – „Konstruktion von Baugruppen", „Betreuung von Kundenprojekten" –, aber sie nennt keine Anlagen, keine Stückzahlen, keine Normen, keine Werkzeuge und keine Rollen im Projekt.

Genau diese Angaben entscheiden jedoch über Einladungen. Wer in der Konstruktion, in der Projektierung oder in der Inbetriebnahme und Instandhaltung arbeitet, wird nicht an Adjektiven gemessen, sondern an dem, was er nachweislich betreut hat. Das Zeugnis liefert diese Hälfte nicht. Es muss ergänzt werden.

Die Zeugnissprache in fünf Sätzen

Zeugnisse sind wohlwollend zu formulieren und müssen wahr sein. Aus dieser Doppelbindung ist über die Rechtsprechung eine Konventionssprache entstanden, die man kennen sollte, ohne sie zu überschätzen.

Die Leistungsbeurteilung wird über die Zufriedenheitsformel abgestuft: „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit" gilt als sehr gut, „stets zu unserer vollen Zufriedenheit" als gut, „zu unserer vollen Zufriedenheit" als befriedigend, „zu unserer Zufriedenheit" als ausreichend. Das Wörtchen „stets" trägt dabei mehr als jedes Adjektiv.

Zweitens gilt: Was fehlt, wird gelesen. Wenn in einem Zeugnis für eine Projektleitungsrolle nichts über die Zusammenarbeit mit Kunden steht, fällt das auf. Drittens sind Auffälligkeiten in der Reihenfolge bedeutsam – die Verhaltensbeurteilung nennt üblicherweise Vorgesetzte vor Kollegen und Kunden. Viertens ist die Schlussformel mit Dank und guten Wünschen üblich, aber es besteht kein durchsetzbarer Anspruch darauf; ihr Fehlen wird trotzdem bemerkt. Fünftens muss das Ausstellungsdatum zum Ende des Arbeitsverhältnisses passen; ein deutlich späteres Datum legt einen Streit nahe.

Wer ein Zeugnis erhält, das nicht stimmt, kann Berichtigung verlangen. Die Beweislast ist geteilt: Für eine unterdurchschnittliche Beurteilung trägt sie der Arbeitgeber, für eine überdurchschnittliche die beschäftigte Person. Praktisch führt der Weg fast immer über ein Gespräch und einen konkreten Formulierungsvorschlag, nicht über eine Klage.

Der Entwurf ist die eigentliche Chance

In vielen Betrieben ist es üblich, dass die ausscheidende Person einen Entwurf liefert. Das wird oft als Zumutung empfunden und ist in Wahrheit die beste Gelegenheit, die es gibt: Wer den Entwurf schreibt, bestimmt, welche Aufgaben genannt werden.

Für technische Tätigkeiten heißt das, die Tätigkeitsbeschreibung so konkret zu formulieren, wie es die Geheimhaltung zulässt: Welche Systeme, welche Anlagentypen, welche Projektgrößen, welche Verantwortung – eigenverantwortlich, mitwirkend, fachlich führend? Ein Satz wie „verantwortete die Elektrokonstruktion für Schaltanlagen bis 400 A einschließlich Prüfung und Dokumentation nach den einschlägigen Normen" sagt mehr als drei Absätze mit Adjektiven. Wer in der Elektrotechnik oder in der Versorgungstechnik arbeitet, sollte auf solche Sätze bestehen.

Zweiter Rat: Wer kündigt, bittet früh um ein Zwischenzeugnis oder um die Freigabe eines Entwurfs, solange die Vorgesetzte noch im Haus ist. Zeugnisse werden regelmäßig von Personen unterschrieben, die die Arbeit nie gesehen haben – und dann fällt die Beschreibung generisch aus, ohne dass jemand böse Absicht hätte.

Das Zwischenzeugnis als Werkzeug

Ein Zwischenzeugnis kann verlangt werden, wenn ein berechtigtes Interesse besteht – und das liegt in mehr Fällen vor, als die meisten annehmen: bei einem Wechsel der Vorgesetzten, bei einer Umstrukturierung, bei einer Versetzung, vor einer längeren Abwesenheit, bei einem Betriebsübergang. Wer in solchen Situationen ein Zwischenzeugnis erbittet, sichert die Beschreibung einer Tätigkeit zu dem Zeitpunkt, an dem sie noch jemand beurteilen kann.

Der zweite Nutzen liegt in der Bindungswirkung. Ein Endzeugnis darf ohne sachlichen Grund nicht schlechter ausfallen als ein vorangegangenes Zwischenzeugnis. Wer also während eines guten Abschnitts eines sammelt, hat später einen belastbaren Bezugspunkt. In Projektorganisationen der Verfahrens- und Prozesstechnik oder im Maschinen- und Anlagenbau, wo Vorgesetzte mit den Projekten wechseln, ist das kein Luxus, sondern Vorsorge.

Die Projektliste: die fehlende Hälfte

Eine Projektliste ist kein Teil des Zeugnisses und kein Dokument des Arbeitgebers. Sie ist eine eigene Anlage zur Bewerbung, sie stammt von der bewerbenden Person, und sie darf deshalb genau das enthalten, was das Zeugnis strukturell nicht hergibt. In der Beratung und in der Softwareentwicklung ist sie seit langem üblich; in klassischen Ingenieurberufen ist sie es nicht, und genau darin liegt ihr Vorteil.

Ein brauchbarer Eintrag hat sechs Bestandteile: Zeitraum, Branche und Projektgegenstand, eigene Rolle, verwendete Systeme und Normen, Größenordnung, Ergebnis. Beispielhaft, ohne konkreten Auftraggeber: „2022–2023, Sondermaschinenbau für die Lebensmittelindustrie. Rolle: Konstruktion einer Verpackungslinie, eigenverantwortlich für zwei von fünf Baugruppen. Werkzeuge: NX, Teamcenter. Umfang: rund 900 Einzelteile, Zeichnungssatz und Stückliste. Ergebnis: Abnahme beim Kunden ohne Nacharbeit an den verantworteten Baugruppen."

Drei Regeln machen den Unterschied. Erstens Rolle vor Ergebnis: Wer den Projekterfolg beschreibt, ohne den eigenen Anteil zu nennen, schmückt sich. Zweitens Zahlen nur, wenn sie stimmen und wenn sie etwas bedeuten – Teilezahl, Anlagenleistung, Projektdauer, Teamgröße. Drittens Kürze: eine Zeile Kopf, drei bis vier Zeilen Inhalt, höchstens zwei Seiten insgesamt.

Geheimhaltung: was weggelassen werden muss

Der häufigste Einwand lautet, man dürfe über Projekte nicht sprechen. Der Einwand ist teilweise berechtigt und lässt sich lösen. Nicht genannt werden dürfen in aller Regel Kundennamen, Projektnamen, technische Einzelheiten, die Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse sind, sowie alles, was einer Vertraulichkeitsvereinbarung unterliegt. In der Wehr- und Luftfahrttechnik, in Teilen des Systems Engineering und bei sicherheitsüberprüften Tätigkeiten sind die Grenzen enger.

Was bleibt, reicht fast immer: Branche statt Kunde, Anlagenart statt Anlagenname, Größenordnung statt exakter Wert, Aufgabe statt Lösung. „Zulieferer der Automobilindustrie" statt des Firmennamens, „Prüfstand für Antriebskomponenten" statt der Typenbezeichnung. Wer unsicher ist, fragt beim früheren Arbeitgeber nach – und wer das nicht kann, wählt die gröbere Formulierung. Eine Projektliste, die eine Vertraulichkeitspflicht verletzt, disqualifiziert schneller als eine, die zu allgemein ist.

Ein Wort zur Form: Die Liste gehört als eigenständige Datei in die Bewerbung, nicht in den Lebenslauf hineingequetscht. Sie wird umgekehrt chronologisch sortiert, das jüngste Projekt zuerst, und sie wird für jede Bewerbung gekürzt statt ergänzt – wer sich auf eine Stelle in der Arbeitsvorbereitung bewirbt, streicht die Projekte, die nichts damit zu tun haben, und gewinnt Aufmerksamkeit für die übrigen.

Wofür die Liste sonst noch taugt

Sie ist nicht nur ein Bewerbungsdokument. Wer sie laufend führt – einmal im Quartal fünf Minuten –, hat drei weitere Dinge: eine Grundlage für das jährliche Leistungsgespräch, ein Gedächtnis für die eigene Entwicklung und die Unterlagen, die für eine Eingruppierungsfrage gebraucht werden. Wie eine Aufgabenbeschreibung in tarifgebundenen Betrieben bewertet wird, steht im Beitrag zur ERA-Eingruppierung; die Projektliste ist die Rohfassung dafür.

Für Beschäftigte bei Dienstleistern ist sie besonders wichtig, weil dort die Zeugnisse mehrere Einsätze in einem Satz zusammenfassen – die Gründe dafür stehen im Beitrag zu Engineering-Dienstleistern und Arbeitnehmerüberlassung. Und wer aus dem Ausland kommt und keine deutschen Zeugnisse hat, ersetzt mit ihr einen Teil dessen, was sonst fehlt – ergänzend zum Beitrag über die Anerkennung ausländischer Abschlüsse.

Was in welche Unterlage gehört

Zum Schluss die Aufteilung, die am meisten Verwirrung stiftet. In den Lebenslauf gehören Stationen, Rollen und die wichtigsten Systeme – die Einzelheiten dazu stehen im Beitrag zu CAD-Systemen in der Bewerbung. In die Projektliste gehören die Projekte mit Rolle, Umfang und Ergebnis. In das Anschreiben gehört, warum genau diese Stelle und dieser Betrieb – und zwar mit Bezug auf das, was dort gebaut wird. In das Zeugnis gehört, was der frühere Arbeitgeber bestätigt.

Wer diese vier Dokumente sauber trennt, erspart sich Wiederholungen und gewinnt Platz für das, was zählt. Wer sehen will, wie Betriebe ihre Anforderungen formulieren, liest die Ausschreibungen im Bereich Konstruktion und Entwicklung und in der Planung und Arbeitsvorbereitung sowie die offenen Stellen für Projektleitung. Und wer über den nächsten Schritt statt über die nächste Bewerbung nachdenkt, findet die Fortbildungswege bei den Weiterbildungen und Bestellungen; Vergleichswerte für einzelne Rollen stehen bei der Vergütung in der Projektierung.